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經驗交流
談項目監理的溝通形式
新聞來源：    點擊數：3763    更新時間：2011-3-29 16:41:44    收藏此頁
連云港市建設監理有限公司  董瑞
摘 要：通過具體的形式簡要闡述項目監理的溝通交流方式
關鍵詞：溝通 交流 理解
溝通的形式是多種多樣的，不同的人或事之間的溝通各不相同，不同的溝通形式所產生的效果更是截然不同的。溝通是信息傳遞與反饋的重要途徑，是協調、解決問題的有效手段，良好的溝通有利于促進當事人各方更好的相互理解以及協作配合。
不同的溝通形式所采用的信息傳遞介質也各不相同，有的采用書面形式或面對面的語言交流進行信息傳遞，有的則通過具體的物體或物品進行反饋信息，建筑產品就是一件很好的信息傳遞介質，尤其是在建筑產品豐富多彩的當今社會，通過建筑可以讓人們更好的了解古代與當代、西方與東方的人文歷史及社會環境的差異。可以說，建筑是一個城市的記憶，但對國家、民族而言，建筑承載的絕不只是記憶，它還凝聚著一個時代的精神、渴望以及對未來的憧憬。建筑的范圍很廣，建筑市場的內容更是繁雜多樣，但每一個建筑產品都是由若干部分組成，而始終貫穿于這些組成部分的主體就是人。當然，一個建筑產品的完成不是一個人、兩個人就能夠做到的，是需要很多不同的專業隊伍共同參與完成的，這些不同的專業隊伍綜合起來就可以歸納為三大主體單位：建設單位、監理單位、施工單位。
監理單位作為建設工程的三大主體之一，在建設單位的授權下承擔著對施工承包合同進行全面管理，并對工程質量、進度、投資目標進行監督管理，以確保工程目標的全面實現。在項目建設過程中，項目監理方處理好建設單位、監理單位、施工單位之間的相互關系，對整個項目建設的順利進行起到極為關鍵的作用。筆者就監理單位在工程建設過程中與建設單位、施工單位間的溝通形式做一簡要論述。
溝通的形式多種多樣，基本上可以概括為三種：書面形式的溝通、會議形式的溝通、日常工作中的交流溝通等。
1、書面形式的溝通
這種溝通形式在實際工作中應用較為廣泛。其具體內容包括：監理規劃、監理月報、監理工程師聯系單（通知單）、監理總結等。不同的書面形式的溝通包含著不同的內容，代表著不同的作用。
監理規劃是根據合同約定及具體工程特點進行編制的，是項目監理部開展監理工作的指導型文件，其內容一定要突出重點，具有針對性。監理方向建設單位提交監理規劃，目的就是讓建設方全面了解項目監理部的組織機構、人員分工、工作內容及工作方式方法等。監理規劃編制內容的深度與范圍直接影響到建設方對監理方的認知度，同時對監理部開展監理工作的指導性有直接關系。
監理月報和監理總結是監理方在項目建設過程中定期向建設方匯報工作的階段性文件，此類文件的內容要盡可能的詳細，提交時間要及時，以便建設方能夠及時地了解掌握項目建設的前期情況及后續工程的進展情況。
監理工程師聯系單（通知單）是在項目建設工程中，監理方根據現場實際情況向建設方或施工方進行信息傳遞的一種書面形式，監理方一方面可以將圖紙中存在的問題以聯系單形式反饋給建設方，另一方面可以將施工中存在的質量缺陷或安全隱患等其它問題以通知單形式告知施工單位，讓其整改或規范施工。通過這種形式可以反映出監理方的專業性、責任心及綜合素質，從而使建設方更好的信任監理方。
2、會議形式的溝通
會議形式的溝通大體有以下幾種：工程例會、專題會議、圖紙會審等。
工程例會一般由監理方組織，參建各方共同參與的一種溝通形式。參建各方可以在會上提出各自的觀點、要求、建議等，由大家共同討論交流。專題會議則是根據現場實際情況，對一些偶然的或急需解決的問題，隨時組織相關人員進行專題討論。這兩種形式都是在工程建設過程中進行的，也是很常見的。而在工程開工前的一個重要會議就是圖紙會審。
圖紙會審則是在工程開工前，由設計單位的專業設計人員對建設單位、監理單位、施工單位提出的圖紙疑問進行交底的一種形式。通常的圖紙會審都是由建設單位組織，監理單位和施工單位共同參加，在會議上即時提出問題由相關設計人員給予答疑，這種形式往往造成會議現場比較嘈雜混亂，對于答疑的記錄不全面，因為各相關專業的設計人員不能進行及時有效溝通，很容易導致顧此失彼，再次留有疑問。
我們監理部所監理的一個項目是由監理方組織圖紙會審，我們的總監就打破了以往的常規，沒有即時提問即時回答，而是在圖紙會審以前就組織建設單位、監理單位、施工單位進行分析圖紙，并將提出的問題以書面形式在圖紙會審前一個星期送至設計單位。這樣就為設計人員留有時間進行各專業間的相互交流及給予答復。在圖紙會審會議上先將設計答復沒人分發一份，然后再由設計人員對圖紙疑問進行逐一講解，這樣一來既避免了會議現場的嘈雜混亂，又讓提出圖紙疑問相關人員更好的理解了設計意圖，所以這次圖紙會審結束后，基本上沒有再留下疑問，各方參加人員均表示達到了前所未有的效果。
3、日常工作中的交流溝通
這里所講的日常工作中的交流溝通主要系指項目參建各方之間的面對面的語言交流。有部分監理人員往往忽視了日常的語言交流，認為只要有書面的或者會議的溝通就可以了，書面的或會議的溝通固然重要，但貫穿于這兩種形式之間的一個重要因素就是語言交流。在日常工作中良好的語言交流溝通往往會帶來意想不到的效果。
日常工作中的溝通主要是通過交談的方式進行，通過交談可以反映一個專業監理工程師的綜合素質，包括敬業精神、專業技術水平、責任心及綜合協調能力等。
○1監理方保持經常與建設方交流溝通，一方面可以盡早的獲取建設方的相關信息，為保持或不斷改進工作提供依據；另一方面也可以充分展現自我，讓建設方認可監理方的工作人員及其工作效果。
○2工程實施過程中，監理單位與施工單位始終是監理與被監理的關系，由于所站位置不同，難免在工作中出現意見分歧、爭執，甚至施工單位在心理上存在對監理單位的抵觸情緒。因此，要及時做好與施工單位的溝通，可以讓施工單位了解監理人員的職責所在，認識到監理單位與施工單位目標的一致性。在日常工作中，總監或專業監理工程師應堅持經常走訪各施工單位，宣傳管理理念，樹立監理與施工單位是既對立又統一的思想，倡導監理工作要超前服務，既要在質量上嚴格把關，又要在具體環節上幫助解決問題，出謀劃策，最終達到提高工程質量的目的。
○3項目監理部是在總監領導下，由各個專業監理工程師組成的一個團隊，團隊成員之間也要不斷的加強溝通。通過溝通，總監更好的了解各專業監理人員的專長和性格特點，以便更好的進行工作分工，充分發揮各專業監理工程師的優勢，使監理部能夠團結一致、齊心協力、圓滿的完成監理任務。
溝通帶來理解，理解帶來更好的合作，愿所有項目的參建各方都能進行及時有效的溝通，從而促進工程質量全面提高，工程進度按期完成，工程投資如約實現，最終使業主、監理、承包商各方共贏。
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